Apenas hace unos días me comentaron una situación que un grupo analizaba para realizar un viaje al interior de la República para una serie de eventos.
Aunque la negociación se estaba desarrollando por vía telefónica y bajo recomendación, existían dudas sobre si aceptar o no las propuestas.
Abrir nuevos mercados y oportunidades siempre sonará atractivo por las ventajas, pero pocas veces evaluamos lo contrario.
Aquí las 5 consideraciones clave para eventos musicales foráneos.
1.- Acuerdos firmados: Tener un contrato para ambas partes es fundamental para este tipo de proyectos. Acuerdos hechos vía telefónica o correo electrónico no representan legalmente compromisos sólidos. Podrá haber muy buena voluntad, sin embargo existen muchas posibles eventualidades que no dejan mucho espacio para la resolución de conflictos. Lo servicios de mensajería son tus mejores aliados en estos casos.
2.- Transportación adecuada: Aunque exista un transporte para llevar toda tu infraestructura, te recomiendo llevar solamente aquello que representa un uso personalizado. Puedes hacer un compromiso de llevar tu equipo de sonido e iluminación, pero siempre será mejor apoyarte de proveedores locales. Si no conoces alguno, pide referencias en la zona y deja en último término llevar tu equipo.
3.- Referencias de servicios públicos: Cargar con una agenda que te de 5 opciones de alojamiento, alimentación y servicios de emergencia cercanos al lugar de tu evento, permitirá reaccionar de forma inmediata ante una eventualidad. Confiar en Google no es malo, siempre y cuando lo hagas con anticipación.
4.- Reembolso contra presencia: Una forma de negociar porcentajes de anticipo y cobro de recursos es el reembolso contra presencia. Si alguna eventualidad no está inscrita en el contrato y por omisión del contratante, como horas adicionales, asistencia a zonas de alto riesgo o que requieran una infraestructura para llegar al evento, es una manera de proteger tu costo general.
5.- Establecer comunicación base: Siempre debe haber una segunda línea directa de comunicación de soporte. Ambas partes deben designar un sustituto que esté completamente enterado de los detalles de negociación por si una eventualidad mayor se presentara. Pide fotos o busca referencias del local donde te presentarás. Hay datos que pueden ser valiosos para tu presentación.
Conclusión
Con estos cinco elementos no eliminas del todo los riesgos, pero si los minimizas de forma importante tanto para ti como para el cliente.
Siempre hay formas de prevenir problemas con suficiente plantación. Una negociación así requerirá por lo menos de 20 días para realizarse. Evita tomar las " oportunidades" de última hora. Deja que un grupo local se encargue.
Si tu contratante no quiere aportar en el primer punto, deberías desestimar la oferta porque representa un verdadero compromiso de ambas partes. Si decides hacerlo, quedas abiertas muchas posibilidades que pueden afectar tu patrimonio de trabajo y el personal.
Rafael Mendoza produce en Ad Libitum
Suscríbete, participa, danos like y g+
blog@adlibitumestudio.com
0 comentarios:
Publicar un comentario